Mostanában egyre gyakrabban hallom azt a kérdést, hogy vajon bizonyos cégek miért nem tudnak/akarnak e-számlát befogadni. Tegyük tisztába egy kicsit az e-számlák körüli tévhiteket.
A számláknak alapvetően két típusát különböztetjük meg, vannak a papír és az elektronikus számlák. A kettő között a megőrzési kötelezettségben van a legfontosabb különbség, a papír alapú számlák papír alapon élnek és úgy kell őrizni, míg az elektronikusakat pedig ahogy a neve is mondja, elektronikusan.
Papír alapú számlák lehetnek a „régi” számlatömbös számlák, és a számlázó programmal előállított számlák is, amiket ki kell nyomtatni, és papír alapon személyesen vagy postán eljuttatni a vevőnek.
Kíváncsi vagy, hogy a Számpatikus mivel számláz? Kattints ide!
Az elektronikus számlákat ugye csak számlázó programmal/rendszerrel tudjuk előállítani, és a vevő e-mail címének megadásával, a rendszerből továbbíthatjuk azt. Nagyon fontos, hogy a jelenlegi jogszabályok szerint a vevő beleegyezése szükséges ahhoz, hogy ilyen számlát bocsájtsunk ki részére.
Ahogy már írtam is, ezeket elektronikusan kell megőrizni, mégpedig 8 évig. Általában a számlakibocsátó oldaláról ez kisebb gondot jelent, hiszen ha addig előfizetői maradunk az adott programnak, akkor ők többnyire biztosítják a megőrzést. De azért nem árt a biztonság kedvéért magunknak is lementeni. Számlabefogadó oldalról viszont problémásabb a helyzet, hiszen ki kell alakítanunk egy saját rendszert, hogy hogyan őrizzük meg az ilyen típusú költség számlákat. Én mindig mindenkinek azt javaslom, hogy minimum évek szerint (lehet szállítónként vagy más típusonként is) csoportosítva mentse le ezeket saját magának, mert pár év múlva egy esetleges adóellenőrzésnél az e-mailjei között valószínűleg nehezen fogja megtalálni őket. Szóval ez az oka annak, hogy az e-számlák befogadása nehezen megoldott, főleg a nagyobb cégeknél, és e miatt nem szoktak beleegyezni, hogy e-számlát bocsássunk ki részükre. Főleg az állami intézmények (pl. iskolák) esetében találkoztam ezzel sűrűn a gyakorlatban, akik csakis papír alapú számlákat voltak hajlandóak befogadni.
Mi történik ha esetleg a befogadó fél nem elektronikusan őrzi meg ezt a számlát, hanem kinyomtatja? Akkor bizony hatalmas adókockázatnak teszi ki magát. Ugyanis pl. ha levonásba helyezi az áfát egy elektronikus számla kapcsán, majd kinyomtatja, és nem őrzi meg elektronikusan, jön a NAV és kéri elektronikusan, de nem tudja elküldeni nekik, és ekkor bizony áfa hiányt fognak megállapítani… 🙁
Magyar kisvállalkozó vagy, és szeretnél megtanulni helyesen számlázni, hogy ne legyél bírságolható? Akkor ez az online tanfolyam pont Neked szól!
————————————————————————————————————————-
A fenti információ megjelenésének időpontja 2016.12.04., ezért előfordulhat, hogy a jogi háttér megváltozása miatt már nem időszerű, vagy téves. A bejegyzés azóta nem frissült.
A blogbejegyzés tartalma semmiképpen sem minősül adótanácsadásnak, az kizárólag segítséget nyújt számodra abban, hogy kiigazodj a felmerülő kérdésekben. Ha a saját vállalkozásodra vonatkozó egyedi kérdésed merülne fel, akkor érdemes eljönnöd hozzám egy konzultációra.