Támogatói tartalom
Könyvelőként szerintem hatalmas felelősségünk van abban, hogy ügyfeleink hogyan is számláznak, milyen programokat választanak. Jómagam is tapasztalom, hogy a szinte két leggyakrabban feltett kérdés részükről ez:
„Olga, te melyik bankot ajánlod? És melyik számlázó programot használjam szerinted?”
Véleményem szerint az elsőre nehezebb a válasz, mert túl sok hasonló közül lehet választani. Számlázó programok terén ez talán kicsit könnyebb. Nézzük milyen szempontokat vegyél figyelembe, ha számlázó program választására kerül sor. Különösen aktuális ez ugye most, amikor az eddig még számlatömböt használók nagy része is programok után kutakodik. Az alábbiakban összegyűjtöttem 7 olyan szempontot, amit mindenképpen vegyél figyelembe, mielőtt számlázó programot ajánlanál ügyfeleid számára.
1. Hatályos törvényi feltételeknek való megfelelés
Én azt gondolom, hogy talán már fenn sem maradtak máig a magyar piacon olyan szoftverek, amelyek esetlegesen nem a hatályos törvényi feltételeknek megfelő számlát bocsájtanak ki. De nem ismerem az összes szereplőt, tehát butaság lenne ilyen következtetést levonni. Még réges régen találkoztam pl. olyan furcsaságokkal, hogy egy program azonos sorszámon kiadott két különböző számlát… Azért talán ilyen hajmeresztő hiba most már nem fordul elő sehol sem. Viszont 2020. július 1-jétől hatványozottan igaz az, hogy csak olyan programot szabad megvásárolni, vagy beregisztrálni, ami a NAV online számla rendszerével összeköthető, és továbbítani is fogja az adatokat azokról a számlákról, amelyekről szükséges. Az se baj, ha az összesről szolgáltat adatot, de szerintem jobb ha csak azokról megy, amelyekről mennie kell. Illetve egy esetleges adóhatósági ellenőrzés esetén tudnia kell biztosítani a megfelelő adatexportot a revizorok számára. Az ügyfeleim számláinak könyvelése során még így 2026-ban is találkozom néha olyan szituációval, amikor a NAV online számla felületére sajnos nem kerül be egy vállalkozó adószámára kiállított számla, pedig minden vevői adata helyes a kapott számlaképen.
2. Könyvelői hozzáférés
Ha már ajánlasz egy rendszert az ügyfelednek, akkor szerintem az a minimum, hogy te is jól járj vele, és legalább lásd az azzal kiállított számláit. Természetesen ne tudj belenyúlni és számlázni vele, de olvasási jogod legyen hozzá! Ezt egy számítógépre telepíthető számlázó programnál nem, de a felhő alapúaknál könnyű kivitelezni. Miért fontos ez? Ugye mindenki szeretné elfelejteni az ilyen régi macerás kérdéseket: „Mi történt az …55-56-os sorszámú számláddal a tömbben, talán sztornó vagy csak elfelejtetted kitépni?” Ha rálátsz az ügyfeled számláira, akkor könnyen tudod ellenőrizni, hogy mi történt bizonyos sorszámú számlákkal, vagy egy-egy partner számláival ha rászűrsz a rendszerben különböző paramétereket megadva. Illetve egy-egy javítás után azonnal valós időben látod a kiállíott számlát, és nem kell arra várni, hogy még beszkennelve elküldje azt neked. Arról nem is beszélve, hogyha az ügyfél áttért az e-számlázásra, akkor is valahogy látnod kellene a számlaképet, amit kinyomtatva nagyon helyesen már nem fogsz megkapni. Én például az ilyen ügyfeleknél egyszerűen két képernyős megosztással szoktam azokat ellenőrizni/könyvelni.
3. Adatimport és automatikus szinkronizálási lehetőség a könyvelő programunkkal
Lassan már a csapból is az folyik, hogy papír mentes irodát kell üzemeltetni. Egyébként azzal jómagam is egyetértek, hogyha valaki egyszer valamit elektronikusan rögzített, azt butaság lenne kézzel újra felvinni egy másik programba. Régebben főként az ügyfelek kimenő számláit volt könnyű különféle funkciók segítségével beimportálni a könyvelő programokba. A többi bizonylat (szállítók, bank, pénztárgép stb.) importja általában csak több köztes szoftver beiktatásával tudott általában megvalósulni. Most már ez a kör sokat szélesedett, hiszen magától a NAV-tól is vissza tudni kapni rengeteg adatot.
Vannak már olyan programok is, amelyek teljes automatizmust biztosítanak, és bizonyos időközönként maguktól beemelik a számlákat a könyvelő programunkba. A közeli jövőben szerintem ez is lehet egy fontos szempont a választásnál.
4. Átláthatóság, könnyű kezelhetőség
Bizony nem árt az sem, ha egy számlázó program átlátható és könnyen kezelhető. Bár előbb-utóbb az összes felületet meg lehet szokni, de azért valljuk be, sokkal könyebb a dolgunk, ha nem órákig kell bogarászni, hogy hol is van egy-egy funkció.
Milyen kényelmi funkciók vannak még bennük? Sorolom a legismertebbeket:
- a partnerek nevének begépelése által sok program beemeli a nyilvános adatbázisokból a cégeket, egyéni vállalkozókat, civil szervezeteket stb.
- figyelmeztetés, ha a dátumok terén valamilyen anomáliát észlel a program
- sztornózás kb. egy gombnyomásra, bár nem árt ha a teljesítési dátumot engedi a javító számlánál is megadni, és nem feltétlenül az eredeti számla dátumaira készíti el
- helyesbítő számla lehetősége, ha nincs szükség sztornózásra
- telefonos applikáció, amiről útközben is tudunk bizonylatokat gyártani
5. Ügyfelek speciális igényeinek való megfelelés
Ha számlázó programot ajánlunk egy ügyfélnek, akkor mindig legyünk tekintettel az ő tevékenységére is. Van aki csak papír alapú számlákat akar készíteni, de van akinek fontos az elektronikus számlázás. Sokan számláznak már a legkisebb vállalkozások közüli is devizában (főleg ha külföldi vevőik vannak), tehát ezt is figyelembe kell venni, illetve a többnyelvű számla lehetőségét is. Rengeteg mikrovállalkozónak időszakos elszámolású ügyletről kell számlát kiállítania, amiről sokszor nem is tud. Viszont tök jó funkció pl. ha a program képes a dátumok helyességét ellenőrizni az ilyen ügyleteknél. Aztán vannak olyan ügyfelek, akik azonos partnerekkel, azonos összegekkel dolgoznak havonta, számukra a számla ismétlődés vagy a tömeges számlázás funkció is hatalmas segítség. Ezen specifikusságokat is figyelembe kell venni a választás során szerintem. Sokan számlák mellett nyugtákat is állítanak ki, aminél szintén előny, ha azonos programban készülnek el, így mindent egy felületen láthatunk.
6. Webshopos illetve online bizniszekkel foglalkozó ügyfeleknél az integrációs lehetőségek
Az ilyen típusú ügyfeleknek egyértelműen olyan megoldásokra van szükségük, ahol automatizálni tudják a számlakiállítást, magyarul össze tudják kötni a saját rendszerüket (legyen az webshop, CRM rendszer vagy csak egy egyszerű honlap vagy időpontfoglaló szoftver) a számlázó programmal. És nagyon nem mindegy, hogy mit mivel és milyen áron tudnak összekötni, illetve az sem, hogy aztán az hibamentesen fog-e működni.
Itt jegyezném meg, hogy online bizniszeknél is adható nyugta bizonyos esetekben (akár webshopból kártyás fizetés esetén magánszemélyes vásárlóknak), és ha valakinek ez könnyíti meg az életét, akkor miért ne használná.
7. Ügyfélszolgálat
Fontosnak tartom azt is, hogy a számlázó program fejlesztői a magyar jogszabályi környezetben éljenek és dolgozzanak, hisz külföldről soha senki nem fogja megérteni az itteni rendszert és törvényeket. És minél komplexebb támogatást nyújtanak a saját szoftverük használatához, annál jobb. Ide értem természetesen az írásos blogbejegyzéseket, videós tartalmakat, az e-mailes kérdezési lehetőséget és természetesen a telefonos ügyfélszolgálatot is. A Billingo például jogosan pont ez utóbbi miatt nagyon kedvelt a vállalkozók körében, mert őket telefonon is el lehet érni.
Remélem ezzel a kis összefoglalóval sikerült némi iránymutatást adnom abban, hogy miket vegyünk figyelembe, amikor az ügyfeleink számára számlázó programot ajánlunk. Jómagam egyébként azt gondolom, hogy minden ügyfél saját igényeire szabottan kell megvizsgálni a lehetőségeket, és nem biztos, hogy mindenki számára ugyanaz a program lesz az ideális. Sőt, lehet hogy egy ügyfélnek a különféle tevékenységeire akár különböző programokat is ajánlunk, hisz egy vállalkozás használhat több számlázó programot is párhuzamosan. Mindenesetre mi könyvelők egy kis iránymutatással tudunk nekik segíteni legalább az indulásnál, és természetesen nem ördögtől való, ha mindenki szem előtt tartja a saját preferenciáit, azaz hogy mi fogja megkönnyíteni a saját és az ügyfelei életét is a jövőben, illetve a kettejük közötti kommunikációt és kapcsolattartást.
A Billingo azért jó választás az ügyfeleink számára, mert a fenti szempontoknak szinte teljes egészében meg tud felelni. Számunkra, könyvelők számára pedig hatalmas segítség az, ha mindent adatot egy szoftverből tudunk átemelni a könyvelő programunkba, és nem kell plusz szoftvereket beiktatni a számlázó és a könyvelő program közé. Őszintén szólva e miatt továbbra is nagy lehetőséget látok a Billingoban.
————————————————————————————————————————
A fenti információ megjelenésének időpontja 2020.06.14., ezért előfordulhat, hogy a jogi háttér megváltozása miatt már nem időszerű, vagy téves. A bejegyzés 2026.08.19-én frissült.
A blogbejegyzés tartalma semmiképpen sem minősül adótanácsadásnak, az kizárólag segítséget nyújt számodra abban, hogy kiigazodj a felmerülő kérdésekben. Ha a saját vállalkozásodra vonatkozó egyedi kérdésed merülne fel, akkor érdemes eljönnöd hozzám egy konzultációra.